स्टाफ़ के लिए AI इस्तेमाल की पॉलिसी: कॉपी करने लायक टेम्पलेट

आपका स्टाफ़ शायद पहले से ही काम में AI इस्तेमाल कर रहा है। कोई अपने फ़ोन पर ChatGPT से ग्राहकों के ईमेल ड्राफ़्ट करता है, कोई WhatsApp के अंदर Meta AI से मैसेज हिंदी में दोबारा लिखवाता है, और कोई सप्लायर का कॉन्ट्रैक्ट किसी मुफ़्त चैटबॉट में पेस्ट करके सारांश निकलवाता है। इसमें से ज़्यादातर काम का है। पर कुछ मामलों में ग्राहकों का डेटा, कीमतें या गोपनीय डॉक्यूमेंट चुपचाप ऐसे टूल्स में पहुँच जाते हैं जिन पर व्यवसाय का कोई नियंत्रण नहीं।

एक पन्ने की AI इस्तेमाल की पॉलिसी किसी का काम धीमा किए बिना इसमें से ज़्यादातर ठीक कर देती है। यह गाइड बताती है कि पॉलिसी में क्या-क्या होना चाहिए और मंज़ूर टूल कैसे चुनें, और एक टेम्पलेट देती है जिसे आप कॉपी करके अपने हिसाब से बदल सकते हैं। यह छोटे व्यवसायों के लिए सामान्य जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं।

छोटे व्यवसाय को AI पॉलिसी अभी क्यों चाहिए

असल काम में तीन जोखिम बार-बार सामने आते हैं:

डेटा का व्यवसाय से बाहर जाना। ग्राहकों की सूचियाँ, आधार और PAN की कॉपी, सैलरी शीट, मरीज़ों के नोट्स और क्लाइंट की फ़ाइलें निजी AI अकाउंट में पहुँच जाती हैं, जहाँ डेटा कब तक रखा जाएगा और ट्रेनिंग की सेटिंग क्या होगी, इस पर व्यवसाय का कोई नियंत्रण नहीं होता।
गलत जवाबों का ग्राहकों तक पहुँचना। AI टूल पूरे भरोसे से ऐसा टेक्स्ट लिखते हैं जिसमें गलत कीमतें, गढ़ी हुई शर्तें, पुराने टैक्स नियम या प्रोडक्ट की गलत जानकारी हो सकती है। अगर वह आपके नाम से बाहर गया, तो गलती आपकी है।
बिना बताए ऑटोमेशन। जो ग्राहक समझते हैं कि वे किसी व्यक्ति से चैट कर रहे हैं, या जिन्हें AI से बनी “असली” प्रोडक्ट फ़ोटो दिखाई जाती हैं, सच पता चलने पर उनका भरोसा टूट जाता है।

क़ानूनी स्थिति भी बदल रही है। डिजिटल पर्सनल डेटा प्रोटेक्शन (DPDP) अधिनियम, 2023 और DPDP नियम, 2025 के तहत, जो व्यवसाय तय करता है कि पर्सनल डेटा कैसे इस्तेमाल होगा, वही उसके लिए ज़िम्मेदार है, और इसमें यह भी शामिल है कि उसके वेंडर और टूल उस डेटा के साथ क्या करते हैं। नोटिस, सहमति, सुरक्षा उपाय और ब्रीच की सूचना जैसी ज़्यादातर ज़िम्मेदारियाँ मई 2027 के आसपास से लागू होंगी। लिखित AI पॉलिसी उस सुरक्षा और जवाबदेही की तरफ़ एक आसान और दिखने वाला कदम है, जिसकी क़ानून उम्मीद करता है।

पॉलिसी में क्या-क्या होना चाहिए

इसे इतना छोटा रखें कि लोग सचमुच पढ़ें। ज़्यादातर काम पाँच हिस्सों से हो जाता है:

मंज़ूर टूल। स्टाफ़ काम के लिए कौन-से AI टूल इस्तेमाल कर सकता है, किस अकाउंट से, और नए टूल की माँग कैसे करे।
डेटा के नियम। AI टूल में क्या डाला जा सकता है, क्या नहीं, और क्या कभी नहीं। क़ानूनी परिभाषाओं के मुक़ाबले हरी, पीली और लाल सूची समझना ज़्यादा आसान है।
इंसानी जाँच। AI का आउटपुट ड्राफ़्ट होता है। उन कामों के नाम लिखें जिन्हें हमेशा कोई दूसरा व्यक्ति भी देखे।
खुलासा। ग्राहकों को कब बताना ज़रूरी है कि AI शामिल है, और किस चीज़ को कभी नकली बनाकर असली नहीं दिखाना है।
गड़बड़ी होने पर। कुछ गलत हो जाए तो क्या करना है और किसे बताना है।

साथ में एक इंचार्ज जोड़ें (नाम से तय एक व्यक्ति, जो टूल मंज़ूर करे और सवालों के जवाब दे), रिव्यू की तारीख़, और स्टाफ़ के साइन के लिए एक लाइन।

मंज़ूर टूल कैसे चुनें

सबसे बड़ा सुधार यही है कि काम निजी कंज़्यूमर अकाउंट से हटकर ऐसे बिज़नेस अकाउंट पर आए जो कंपनी के नियंत्रण में हों। बिज़नेस प्लान में आमतौर पर एडमिन कंसोल, किसी के छोड़कर जाने पर उसकी पहुँच हटाने की सुविधा, और डेटा के इस्तेमाल पर कॉन्ट्रैक्ट में लिखे वादे मिलते हैं।

बड़े वेंडर अपने बिज़नेस प्रोडक्ट के बारे में क्या कहते हैं:

Google Workspace with Gemini (₹540–₹2,050/user/month Per user/mo excl. tax, annual plan vs flexible: Starter ₹540/₹650, Standard ₹1,080/₹1,300, Plus ₹1,700/₹2,050. Max 300 users. 14-day trial.; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026): Google के privacy hub के मुताबिक़ Workspace ग्राहक की पहले से ली गई अनुमति या निर्देश के बिना ग्राहक का डेटा मॉडल ट्रेनिंग में इस्तेमाल नहीं करता, और Gemini के साथ हुई बातचीत संगठन के अंदर ही रहती है। यह Workspace के पात्र एडिशन पर लागू होता है, निजी Google अकाउंट पर नहीं।
Microsoft Copilot (₹1,745–₹2,094/user/month (free tier available) Copilot Business add-on ₹1,745/user/mo paid yearly (promo ₹1,495.73 till 31 Dec 2026) or ₹2,094 monthly; GST extra. Needs M365: Basic ₹170, Standard ₹860 (yearly).; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026): Microsoft के दस्तावेज़ों के मुताबिक़ enterprise data protection के तहत आने वाले प्रॉम्प्ट और जवाब फ़ाउंडेशन मॉडल की ट्रेनिंग में इस्तेमाल नहीं होते, और Copilot संगठन की परमिशन और रिटेंशन सेटिंग का पालन करता है। स्टाफ़ अपने वर्क अकाउंट से साइन इन करे, तो पात्र Microsoft 365 बिज़नेस प्लान के साथ Copilot Chat शामिल है।
Claude Team (₹1,632–₹2,400/user/month (free tier available) USD at ₹96/USD, excl. tax: Pro $17/mo billed yearly or $20 monthly; Team standard seat $20 yearly or $25 monthly per user (2-150 users). Max from $100/mo.; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026): Anthropic का कहना है कि वह अपने कमर्शियल प्रोडक्ट के इनपुट या आउटपुट डिफ़ॉल्ट रूप से मॉडल ट्रेनिंग में इस्तेमाल नहीं करता।
ChatGPT Business (₹1,800–₹2,250/user/month Standard seat ₹1,800/user/mo billed annually or ₹2,250 billed monthly, excl. 18% GST; min 2 users. Premium seat (5x usage) costs more. UPI not offered for Business.; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026): OpenAI के बिज़नेस वर्कस्पेस में एडमिन कंट्रोल मिलते हैं, और बिज़नेस डेटा डिफ़ॉल्ट रूप से मॉडल ट्रेनिंग में इस्तेमाल नहीं होता।

कंज़्यूमर प्लान, जैसे ChatGPT के मुफ़्त और व्यक्तिगत प्लान (₹399–₹1,999/month (free tier available) Go ₹399/mo, Plus ₹1,999/mo, incl. GST (India pricing). Pro tiers cost more. India 12-month free Go promo ended 21 Jan 2026. Go plan may include ads.; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026) और WhatsApp के अंदर Meta AI (Free Everyday use is free. Paid Meta One bundles (from US$7.99/mo globally; India price not verified) add more AI usage. Hindi support documented by Meta.; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026), व्यक्तियों के लिए बने हैं। टूल और उसकी सेटिंग के हिसाब से बातचीत रखी जा सकती है, रिव्यू की जा सकती है या मॉडल बेहतर करने में इस्तेमाल हो सकती है, और व्यवसाय उस अकाउंट को मैनेज नहीं कर सकता। बिना बिज़नेस डेटा वाले सामान्य सवालों के लिए ये ठीक हैं, और पॉलिसी में ठीक यही लिखा होना चाहिए।

अगर आप पहले से Google Workspace या Microsoft 365 का पैसा दे रहे हैं, तो वहीं से शुरू करें: हो सकता है AI फ़ीचर आपके प्लान में पहले से शामिल हों, या अलग सब्सक्रिप्शन से सस्ते पड़ें। डॉक्यूमेंट से सवाल-जवाब के लिए, Workspace अकाउंट पर Gemini Notebook (₹399–₹1,950/month (free tier available) Free with a Google account: up to 50 sources per notebook, compute-based usage limits from 2 Sep 2026. Higher limits via Google AI Plus ₹399 or AI Pro ₹1,950/mo, or Workspace.; अनुमानित, जाँचा गया सित॰ 2026) में डाले गए स्रोत संगठन पर लागू वादों के दायरे में ही रहते हैं।

जो भी चुनें, उसकी मौजूदा डेटा-प्रोसेसिंग शर्तें पढ़ें, नोट करें कि डेटा कहाँ स्टोर होता है, और हर मंज़ूर टूल को एक सीधे-सादे रजिस्टर में दर्ज करें: टूल, प्लान, इंचार्ज, उसमें कौन-सा डेटा रखा जा सकता है, और किसकी उस तक पहुँच है।

टेम्पलेट

नीचे का टेक्स्ट किसी डॉक्यूमेंट में कॉपी करें और चौकोर ब्रैकेट में लिखी हर चीज़ बदल दें। इसे एक-दो पन्नों तक ही रखें।

AI इस्तेमाल की पॉलिसी: [कंपनी का नाम]

वर्ज़न [1.0] · लागू होने की तारीख़ [तारीख़] · इंचार्ज [नाम, पद] · अगला रिव्यू [तारीख़]

1. मक़सद और दायरा। यह पॉलिसी बताती है कि [कंपनी का नाम] के लिए काम करने वाला हर व्यक्ति, जिसमें कर्मचारी, इंटर्न, फ़्रीलांसर और कॉन्ट्रैक्टर शामिल हैं, काम के लिए AI टूल कैसे इस्तेमाल कर सकता है। AI टूल में चैटबॉट, लिखने और अनुवाद के असिस्टेंट, ट्रांसक्रिप्शन टूल, इमेज और वीडियो बनाने वाले टूल, और दूसरे सॉफ़्टवेयर के अंदर के AI फ़ीचर शामिल हैं। यह कंपनी के डिवाइस पर भी लागू है और काम के लिए इस्तेमाल होने वाले निजी फ़ोन या लैपटॉप पर भी।

2. मंज़ूर टूल। काम के लिए सिर्फ़ ये टूल इस्तेमाल करें, और कंपनी के अकाउंट से साइन इन करके:

[टूल और प्लान], [ड्राफ़्टिंग, सारांश, अनुवाद] के लिए
[टूल और प्लान], [मीटिंग नोट्स, स्प्रेडशीट] के लिए
[WhatsApp प्रोवाइडर या चैटबॉट], [ग्राहकों को जवाब, जैसा इंचार्ज ने सेट किया है] के लिए

निजी AI अकाउंट सिर्फ़ ऐसे सामान्य सवालों के लिए इस्तेमाल हो सकते हैं जिनमें कंपनी, ग्राहक या कर्मचारी की कोई जानकारी न हो। किसी भी दूसरे AI टूल, ऐप या ब्राउज़र एक्सटेंशन को कंपनी की जानकारी के साथ इस्तेमाल करने से पहले [इंचार्ज] की लिखित मंज़ूरी ज़रूरी है।

3. डेटा के नियम।

हरा: मंज़ूर टूल में डाल सकते हैं। सार्वजनिक जानकारी, छप चुकी मार्केटिंग सामग्री, सामान्य सवाल, और ऐसा टेक्स्ट जिससे नाम और नंबर हटा दिए गए हों।
पीला: सिर्फ़ मंज़ूर बिज़नेस टूल में, और जितना ज़रूरी हो उतना ही। अंदरूनी डॉक्यूमेंट, प्रपोज़ल और कोटेशन के ड्राफ़्ट, प्राइस लिस्ट, सप्लायर की शर्तें, और ग्राहकों या कर्मचारियों के नाम, बिना संपर्क या पहचान के ब्योरे के।
लाल: किसी भी AI टूल में कभी नहीं, जब तक [इंचार्ज] ने किसी ख़ास टूल और प्रक्रिया को लिखित में मंज़ूर न किया हो। आधार, PAN, पासपोर्ट और बैंक या कार्ड के ब्योरे; पासवर्ड और OTP; सेहत से जुड़ी जानकारी; बच्चों और छात्रों का डेटा; फ़ोन नंबर या पते वाली ग्राहकों या कर्मचारियों की सूचियाँ; सैलरी और HR रिकॉर्ड; गोपनीयता की शर्त या NDA के दायरे में आने वाली क्लाइंट फ़ाइलें; लॉगिन की जानकारी और सोर्स कोड।

कोई भी डॉक्यूमेंट पेस्ट करने से पहले नाम, फ़ोन नंबर, खाता नंबर और पते हटा दें या छिपा दें। शक हो तो उसे लाल मानें और [इंचार्ज] से पूछें।

4. इंसानी जाँच। AI का आउटपुट ड्राफ़्ट है, और जो व्यक्ति उसे भेजता है, ज़िम्मेदारी उसी की है। हर तथ्य, आँकड़ा, कीमत, तारीख़, नाम, और क़ानून या टैक्स से जुड़ी हर बात मूल स्रोत से मिलाएँ। AI का लिखा टेक्स्ट पूरा पढ़े बिना सीधे किसी ग्राहक, बैंक, सरकारी दफ़्तर या अदालत को कभी न भेजें। लोगों से जुड़े फ़ैसले, जैसे भर्ती, उधार, अनुशासन या एडमिशन, कोई व्यक्ति ही लेता है। इन कामों को हमेशा एक दूसरा व्यक्ति भी जाँचे: [कॉन्ट्रैक्ट, टैक्स फ़ाइलिंग, एक्सपोर्ट या शिपिंग के डॉक्यूमेंट, मेडिकल या सुरक्षा से जुड़े निर्देश, सार्वजनिक बयान और विज्ञापन]।

5. खुलासा। जब ग्राहक किसी बॉट या AI एजेंट से चैट कर रहे हों, तो उन्हें यह बताना ज़रूरी है, और उनके पास हमेशा किसी व्यक्ति तक पहुँचने का रास्ता होना चाहिए। ऑटोमेटेड कॉल में बताया जाए कि कॉल ऑटोमेटेड है। AI से बनी तस्वीरों, आवाज़ों या रिव्यू को असली प्रोडक्ट, असली लोग या असली नतीजे बताकर पेश न करें। किसी असली व्यक्ति की लिखित सहमति के बिना AI से उसके चेहरे या आवाज़ की नकल न करें। जिस क्लाइंट कॉन्ट्रैक्ट में AI के इस्तेमाल का खुलासा ज़रूरी हो, उसका पालन करें।

6. अकाउंट और पहुँच। कंपनी के अकाउंट मज़बूत पासवर्ड और टू-स्टेप वेरिफ़िकेशन के साथ इस्तेमाल करें। लॉगिन किसी से शेयर न करें। जब कोई कंपनी छोड़ता है, तो [इंचार्ज] उसके आख़िरी दिन AI टूल्स से उसकी पहुँच हटा देता है, और शेयर की गई चैट हिस्ट्री की जाँच होती है।

7. गड़बड़ी होने पर। अगर आपने किसी AI टूल में लाल डेटा डाल दिया हो, अगर गंभीर गलती वाला AI से बना कंटेंट किसी ग्राहक तक पहुँच गया हो, या अगर आपको शक हो कि किसी AI अकाउंट तक किसी और की पहुँच हो गई है, तो [नाम और फ़ोन नंबर] को तुरंत बताएँ, और ज़्यादा से ज़्यादा उसी दिन। चैट या सबूत डिलीट न करें। प्रभावित लोगों, डेटा प्रोटेक्शन बोर्ड या CERT-In को सूचना देनी है या नहीं, यह [इंचार्ज] तय करता है, क्योंकि रिपोर्ट करने की कुछ समय-सीमाएँ बहुत छोटी हैं।

8. पुष्टि। मैंने यह पॉलिसी पढ़ ली है और मैं इसका पालन करूँगा/करूँगी। नाम, हस्ताक्षर, तारीख़।

छोटे व्यवसाय में इसे लागू कैसे करें

आमने-सामने समझाएँ। अपने व्यवसाय के असली उदाहरणों के साथ बीस मिनट की मीटिंग ईमेल से बेहतर काम करती है। एक हरा, एक पीला और एक लाल उदाहरण दिखाएँ।
इसका अनुवाद करें। अगर स्टाफ़ हिंदी, गुजराती, तमिल या किसी और भाषा में ज़्यादा सहज है, तो उन्हें अनुवाद किया हुआ वर्ज़न दें। अनुवाद का ड्राफ़्ट AI बना सकता है; उसे वह भाषा अच्छी तरह जानने वाला कोई सहकर्मी जाँचे।
मंज़ूर टूल का पैसा कंपनी दे। अगर आप निजी अकाउंट पर रोक लगाते हैं पर उससे बेहतर कुछ नहीं देते, तो स्टाफ़ निजी अकाउंट ही इस्तेमाल करता रहेगा।
पूछना आसान बनाएँ। एक व्यक्ति तय करें जो “क्या मैं यह पेस्ट कर सकता हूँ?” जैसे सवालों का जल्दी जवाब दे, और अगर आपकी टीम WhatsApp पर काम करती है तो WhatsApp पर ही।
साल में दो बार रिव्यू करें। टूल अपने फ़ीचर, प्लान और डेटा शर्तें अक्सर बदलते हैं। मंज़ूर टूल की सूची और रजिस्टर अपडेट करें, और स्टाफ़ से दोबारा साइन करवाएँ।

अगर आप लिखित प्लान चाहते हैं कि कौन-से AI टूल पहले अपनाएँ और उन पर कितना ख़र्च आएगा, तो AI Marga एक छोटी प्रश्नावली से आपके व्यवसाय के लिए AI रोडमैप बनाता है, ₹1,999 में। इसे सॉफ़्टवेयर तैयार करता है, लोग नहीं, और यह क़ानूनी सलाह नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या यह टेम्पलेट DPDP के पालन के लिए क़ानूनी तौर पर काफ़ी है?

नहीं। यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं। स्टाफ़ के लिए AI पॉलिसी एक काम का नियंत्रण है, लेकिन DPDP के पालन के लिए नोटिस, सहमति, सुरक्षा उपाय, वेंडर कॉन्ट्रैक्ट, ब्रीच की प्रक्रिया और डेटा से जुड़े अनुरोध संभालने का तरीक़ा भी चाहिए। मुख्य ज़िम्मेदारियाँ मई 2027 के आसपास से लागू होंगी; उससे पहले किसी वकील या कंपनी सेक्रेटरी से अपना पूरा सेटअप जँचवा लें।

क्या ChatGPT और ऐसे टूल्स पर सीधे रोक लगा देनी चाहिए?

छोटे व्यवसायों में रोक शायद ही कभी काम करती है, क्योंकि ये ऐप स्टाफ़ के फ़ोन में पहले से हैं। आमतौर पर ज़्यादा सुरक्षित यह है कि एक-दो बिज़नेस-ग्रेड टूल मंज़ूर करें, जहाँ ज़रूरी हो अकाउंट का पैसा दें, और साफ़ बताएँ कि कौन-सा डेटा किसी भी AI टूल में कभी नहीं जाना चाहिए। इससे इस्तेमाल छिपे हुए निजी अकाउंट से हटकर उन अकाउंट पर आ जाता है जो आपके नियंत्रण में हैं।

क्या मुफ़्त AI चैटबॉट काम के लिए असुरक्षित हैं?

हमेशा नहीं, लेकिन कंज़्यूमर प्लान व्यक्तियों के लिए बने होते हैं। टूल और सेटिंग के हिसाब से बातचीत ज़्यादा समय तक रखी जा सकती है, मॉडल बेहतर करने में इस्तेमाल हो सकती है या रिव्यू की जा सकती है, और उन पर आपका कोई एडमिन नियंत्रण नहीं होता। Google, Microsoft, OpenAI और Anthropic के बिज़नेस प्लान में लिखा है कि ग्राहक का डेटा डिफ़ॉल्ट रूप से मॉडल ट्रेनिंग में इस्तेमाल नहीं होता। जिस भी टूल को मंज़ूर करें, उसकी मौजूदा शर्तें जाँच लें।

क्या ग्राहकों को बताना ज़रूरी है कि जवाब AI की मदद से लिखा गया है?

भारत में ऐसा कोई सामान्य नियम नहीं है जो AI की मदद से लिखे हर ईमेल पर लेबल ज़रूरी करे। पर यह अच्छा तरीक़ा है, और कभी-कभी किसी कॉन्ट्रैक्ट या सेक्टर के नियम में ज़रूरी भी, कि लोगों को बताया जाए कि वे बॉट या ऑटोमेटेड कॉलर से बात कर रहे हैं, और AI से बनी तस्वीरों या रिव्यू को कभी असली बताकर पेश न किया जाए। टेम्पलेट में ठीक इन्हीं मामलों के लिए खुलासे को कंपनी का नियम बनाया गया है।

पॉलिसी कितने समय में अपडेट करनी चाहिए?

हर छह महीने में इसे दोबारा देखें, और तब भी जब आप कोई नया AI टूल जोड़ें, कोई टूल अपनी डेटा शर्तें बदले, या कोई गड़बड़ी हो। वर्ज़न नंबर और तारीख़ें रखें, और स्टाफ़ से दोबारा पुष्टि लें कि उन्होंने नया वर्ज़न पढ़ लिया है।

स्रोत

knowledge.workspace.google.com: https://knowledge.workspace.google.com/admin/gemini/generative-ai-in-google-workspace-privacy-hub
learn.microsoft.com: https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/enterprise-data-protection
privacy.claude.com: https://privacy.claude.com/en/articles/7996868-is-my-data-used-for-model-training
prsindia.org: https://prsindia.org/billtrack/digital-personal-data-protection-bill-2023

यह पेज AI की मदद से लिखा गया है और दिए गए स्रोतों से मिलाया गया है।